Organizar la agenda y no morir en el intento

Cada comienzo de año se suceden las revisiones y los nuevos propósitos. Quiero compartir contigo algo importante para tener éxito con todo nuevo proyecto: Es imposible incorporar nuevos hábitos sin deshacernos de alguno viejo. Sí, lo sé es bastante obvio, sin embargo sigo cayendo en querer hacer más y más  (pero tenerlo identificado me hace estar alerta)

Every beginning of the year comes with revisions and new purposes. I want to share with you something important to be successful with any new project: It is impossible to incorporate new habits without getting rid of some old. Yes, I know it is quite obvious, however, I still fall in wanting to do more and more (but having it identified makes me alert).

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Empecé a leer sobre productividad y probar diferentes métodos durante mi proyecto final en Arquitectura. Desde entonces he ido poco a poco personalizando mi manera de organizarme. El mejor consejo que puedo darte es que crees tu propio sistema a base de probar muchos, hasta que crees uno que se adapte a ti como un guante. Y si ya tienes tu método infalible, por favor compártelo en comentarios que seguro nos ayuda.

I started reading about productivity and trying different methods during my final project in Architecture. Since then I have been gradually personalizing my way of organizing myself. The best advice I can give you is that you must create your own system testing severals until you create one that fits you like a glove. And if you already have your infallible method, please share it in comments that surely helps us.

Mi método actual se basa en cuatro elementos:

My current method is based on four elements:

  1. El sistema GTD. Lo uso desde que leí Organízate con eficacia de David Allen (tengo pendiente una revisión como propone el autor que seguro que después de tanto tiempo saco nuevas cosas que mejorar). Del método que propone, lo principal para mí y que cambió sustancialmente mi productividad es: anotar todas, todas, todas las tareas que quieres hacer para liberar espacio en tú cerebro.
    • The GTD system. I use it since I read Getting Things Done: How to Achieve Stress-free Productivity by David Allen (I want to reread it as proposed Allen, I’m sure that after so much time I bring new things to improve). From his method, the main thing for me, and that has substantially changed my productivity is: write down all, all, all the tasks that you want to do to free the space in your brain.
  2. El bullet Journal. Que fue un gran descubrimiento y que me funciona a la perfección excepto por una importante salvedad… como he escuchado muchas veces entre arquitectos e ingenieros “el papel lo aguanta todo”… y esto me lleva a la tercera herramienta imprescindible en mi productividad.
    • The Bullet Journal. That was a great discovery and it works perfectly to me except for an important thing … as I often heard from architects and engineers “the paper can hold it all” … and this leads me to the third essential tool in my productivity
  3.  iCal, desde que tengo todo, todo, en una herramienta visual a la que no puedo engañar acerca de lo que cabe o no en un día, me he vuelto mucho más productiva. Hasta que no llevé a cabo este importante cambio, me guiaba por horarios, agendas, lo que fuera, pero el problema siempre era el mismo nunca terminaba con todo lo planeado, llenaba mi día de más cosas de las que podía hacer, además de que el papel no permite automatizar tareas que haces con periodicidad.
    • ICal. Since I have everything in a visual tool wich I can not fool about what fits or does not in a day, I became much more productive. Until I did not carry out this important change, I guided schedules, agendas, whatever, but the problem was always the same never ended with everything planned, filled my day with more things to do, and on the other hand the paper does not allow automate the tasks you do periodically.
  4.  El método Pomodoro, para ello utilizo esta herramienta desde el navegador y esta otra desde el móvil.

¿Cómo me organizo?

How do I organize myself?

En mi bitácora anoto cada día, como se propone en el diario del Bullet Journal, y ahí escribo todo lo que tengo programado hacer ese día, y durante el día voy añadiendo todas las tareas que van bombardeando mi cabeza, si son cortas (como sugiere Allen) cuando cambio de tarea las hago. Y si al final del día no están hechas, las programo en la agenda del iCal.

I write in my book every day, as proposed the Bullet Journal diary, and there I write everything I have scheduled to do that day, and during the day I add all the tasks that are bombarding my head. If the new task is too small, as Allen propose, I do it when I change the task and if the end of the day is not done, I program it in the iCal.

En el iCal anoto todo, todo, y todo: tiempo de ocio, comidas, trabajo, ducha, compra, zafarrancho… Con el tiempo he aprendido que además de eso debo dejar pequeños huecos porque siempre surgen imprevistos y no soy una máquina perfecta que siempre trabaje al mismo ritmo. Sé que mi iCal marearía a más de una persona, pero a mí me funciona ver lo que da tiempo y lo que no, porque todo no cabe, es imposible y cuanto antes te des cuenta antes priorizaras y tu vida mejora mucho.

In the iCal I write everything: hobbies, meals, work, shopping, cleaning home… Over time I have learned that besides that I must leave small holes because there are always unexpected things and I am not a perfect machine and not always works at the same pace. I know that my iCal would make more than one person dizzy, but it works for me to see what gives time and what does not because everything does not fit, it is impossible and the sooner you realize you prioritize and your life improves a lot.

Y por último y súper importante, las revisiones. Cada día antes de empezar el día reviso el día anterior. Esto me permite hacer ajustes y poder mejorar el nuevo día. Desde hace poco lo hago en base a cuatro parámetros: trabajo, estudio, hobies, tiempo con mi pareja, tienes que hacer tiempo para todo. Yo no siempre lo consigo pero esto permite conseguir equilibrar tus jornadas, no hacerlas interminables, cuidar de ti y de los que te importan. En definitiva, ser más feliz.

And finally and super important, the reviews. Each day before starting the day I check the day before. This allows me to make adjustments and improve the new day. I have recently done it based on four parameters: work, study, hobbies and time with my partner, you have to make time for everything. I do not always get it but this allows you to balance your work, not make them endless, take care of you and those you love. In short, be happier.

En resumen, anota todo lo que quieras hacer para liberar espacio en tu cabeza, planifica de manera realista (yo necesito ver el día completo y uso iCal) y revisa cómo ha ido para poder equilibrar tus días e invertir en felicidad.

In short, write everything you want to do to free space in your head, plan your days being realistically and review how it has gone to balance your days and invest in happiness.

¿Y tú cómo te organizas? Por favor comparte tus trucos para que el 2017 sea un año de 10 😉

How do you organize? Please share your tricks so that we have 2017 of 10.

pd: necesitamos cumplir nuestros derechos y recuperar nuestros tuétanos

ps: we need to fulfill our rights and recover our marrows

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6 comentarios sobre “Organizar la agenda y no morir en el intento”

  1. Wow, lo tuyo es organización nivel pro 🙂

    En mi caso el bullet journal es todo para mí en canto a organización, ahí va todo anotado excepto tres o cuatro cosas en las que siento que no puede llegar.. No necesito usar un calendario digital para mí ni para el trabajo, todo lo que hay que recordar ahora o en el futuro está programado en el bujo. Sin embargo sí lo uso con un par de clientes para programar sus tareas (ellos lo llevan así y así podemos estar sincronizados).

  2. ¡Madre mía, lo llevas todo controladísimo, así da gusto!. Interesante entrada, del método Pomodoro ya había oído hablar pero no lo he aplicado aún, debería probarlo. Este año me he propuesto organizarme mejor, ¡a ver si lo cumplo!

  3. Muchas gracias por compartir tus sistemas 😉
    Qué gran idea lo de sincronizar calendarios de clientes, me lo anoto!

  4. Mucho ánimo Mar! A mi me va súper bien programar los descansos con alarmas que si no se me van las horas y me agoto. ¿Nos contarás qué tal te va?

  5. ¡Fantástico artículo, Ana! Gracias por compartir.
    Me parece muy interesante la forma en que combinas diferentes sistemas, especialmente porque tu método es multisoporte.
    Por curiosidad, ¿tienes constancia de alguien que haya probado de llevar el Bullet Journal al terreno digital? Tal como te comenté me parece un método estupendo.

    Yo empecé con el GTD hará unos 8 años. Luego me pasé por el ZTD (https://zenhabits.net/zen-to-done-ztd-the-ultimate-simple-productivity-system/) y acabé aplicando el método que describe Berto Pena en su libro Gestiona Mejor tu Vida (http://thinkwasabi.com/gestiona-mejor-tu-vida/).
    Al final acabé simplificando y reduciendo al máximo todos sistemas y adaptándolo a mis requisitos concretos (http://blog.magoz.is/productivity-system/).

    Al final el mejor método es el que más se ajusta a nuestras necesidades y a nuestra naturaleza. Y, por supuesto, el que nos permite ser más productivos y felices.

    ¡Te deseo lo mejor para este recién iniciado 2017!

  6. Wow! Muchísimas gracias por compartir tantos recursos, algunos no los conocía, les echaré un ojo para seguir puliendo el sistema 😉
    No tengo constancia de que exista nada digital como el bullet journal (si lo descubre por favor comparte!). Lo más parecido que conozco es la app de moleskine (no sé si sigue existiendo) que cuando la probé funcionaba como un traveler notebook digital, pero para mi gusto era demasiado literal. Para mí sería ideal una herramienta bullet journal digital que aportara todos lo bueno de lo digital y los beneficios del propio sistema, porque al final si es un cuaderno digital no puedes automatizar tareas repetidas y ahí como bien explicas en tu artículo se pierde mucho tiempo.
    ¡Yo también te deseo todo lo mejor para este 2017 y ojalá podamos vernos! 😉

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